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校正で文章力をグンと上げよう!ツールや効率的な校正の方法をご紹介

校正で文章力をグンと上げよう!ツールや効率的な構成の方法をご紹介

コンテンツマーケティングにおいては文章がキモとなります。
だーーっと書き上げて、そのまま公開!していませんか?

公開前に、校正作業をしましょう。
校正を念入りにやることは会社ブログ、SNSマーケティング、ビジネスメール、すべてにおいて大切です。

誤字脱字はもちろん、不適切な表現ではせっかくの文章の魅力を落としてしまいます
ツールを使うことで、手間と時間を大きくカットしながら校正できるので、ぜひ活用してみましょう。

今回は、効率の良い校正のやり方、校正ツールについてご紹介します。

 

文章の正確さは信頼を確保する

文章が正確であることは、信頼を確保することにつながります。
いくら素敵な文章、内容が良い文章を書いていても、誤字脱字、雑な書き言葉では信頼を悪化させます。

なぜなら、雑な文章は読む人をいら立たせてしまうからです。
読んでいて違和感がある文はストレスを感じるのですね。

書いてある内容に意識を集中させながら読んでいたのに、いきなり言葉の正確さに意識を持っていかれてしまう。
そのような経験があるかもしれません。
このようなストレスの積み重ねが、印象の悪化を招きます。

  • 誤字脱字がない文章
  • 正しい書き言葉
  • 表記に揺れがなく統一されている文章

書いた文章は責任をもってチェックし校正作業をしましょう。

 

簡易な校閲機能が付いているエディタ「Word」「Googleドキュメント」はオススメ

文章を書きながら校閲できるテキストエディタ(文章作成ソフト)は使い勝手が良く便利です。

  • Microsoft Word(ワード)
  • Googleドキュメント

上記2つはビジネスシーンでもよく使われており、馴染みがある点も良いですね。

ただし、適切な日本語文章について細かく判断するまでに至っていません。後でご紹介する校正ツールも併せて活用することをオススメします。

 

Microsoft Word(ワード)の校閲機能の使い方

Microsoft「Word」には「校閲」機能がついています。
上部にある「校閲」→「スペルチェック」をクリックします。

ボックスが表示され、入力ミスや、修正したほうが良いと思われる箇所を表示してくれます。一つ一つチェックしながら「修正」もしくは「無視」で校正を進めましょう。

 

Googleドキュメントの校閲機能の使い方

Googleドキュメントには「ツール」→「スペルと文法」→「スペルと文法のチェック」をクリックしましょう。
こちらもボックスが右上に表示され、修正すべき箇所を提案してくれます。
「変更」「無視」を選びながら作業ができます。
ただし、Wordに比べると日本語には弱い印象があります。細かい提案はされないのでご注意ください。

最近は、Googleドキュメントで書き込んでいる途中に修正提案をされることがあり、そちらのほうが便利です。

 

無料の文章校正ツールを活用してみよう

一文の中で「の」を何度も繰り返し使用している箇所を指摘するなど、日本語の文章表現に強い校正ツールがあります。

提案してくれる内容の中には、知らなかった知識もあるはずです。
学習するきっかけにもなり一石二鳥です。スキルアップにぜひ活用したいですね。

ネット上で手軽に確認できるツールをいくつかご紹介します。

 

文章校正ツール – so-zou.jp

文章校正ツール – so-zou.jp

気軽にさっとチェックできる手軽さがあります。

 

チェック可能文字数

10,000文字まで。

 

チェックできること

表記・表現の間違い、不適切な表現の検出
… 誤変換、誤用、使用注意語、不快語 (使用不適切な語や隠語など)、機種依存文字または拡張文字、外国地名、固有名詞、人名、ら抜き言葉

わかりやすい表記にするための提案
… 当て字、表外漢字、用字

文章をよりよくするための提案
… 用語言い換え、二重否定、助詞不足の可能性あり、冗長表現、略語

 

PRUV

PRUV

無料ながら独自ルールを設定できるのが魅力です。チェック項目も多く、とても便利でオススメです。

 

チェック可能文字数

ユーザー登録で20,000文字まで。

 

チェックできること

誤字脱字(熟語)(外来語)(句読点)(助詞の誤り)、慣用表現、呼応表現、ら抜き言葉、さ入れ表現、レ足す言葉、い抜き言葉、同音語の誤り、二重敬語、西暦・和暦、年月日と曜日の対応、都道府県と市区町村の対応、紛らわしい社名、言い換え推奨語、重複表現、同一助詞の連続、二重否定、べき止め、伝聞「そうだ」、助動詞「ようだ」、たりの脱落、学習漢字/常用漢字、機種依存文字、スペルチェック、括弧、ダッシュ、リーダ、不要スペース、片仮名語の表記ゆれチェック、分野別辞書、通貨レートチェック、商標・商品名

 

校正するときのアイディア

書き終えたら、必ず校正作業をしましょう。
「ここの表現はおかしいかな?」
「こんなところに脱字が!」
など、書いている時には気が付かないミスが意外と発見できるものです。

 

声に出して読み上げてみる

書いた文章を音読してみましょう。
黙読では読み飛ばしてしまうミスを見つけられます。
読んでいて違和感のある書き方にも気が付けて良いですよ。

 

他の人に読んでもらう

書いたら他の人の目でチェックしてもらうのもオススメです。
誤字脱字の他に、表現方法や同じことの繰り返しになっている点、意味が通じにくい点なども指摘してもらいましょう。
ズバズバ指摘されるのは最初はつらいかもしれませんが、自分とは違う視点に気付かされることもあり、偏った表現を修正できます。

 

一晩おいて翌日読み返してみる

とてもオススメなのが一晩寝かせる方法です。
時間を置くことで冷静に自分の文章と向き合うことができますので、ぜひお試しください。

昨日とは違うリフレッシュした気分で文章を読み返すと、新発見がたくさん出てきます。
「なぜ昨日の自分はこんなことを書いたのかな?」
と思えてしまうこともあります。

余裕があれば3日ほど時間を空けるのも良いかもしれません。

 

文章を磨いていくコツ

オススメしたツールは無料ですが、有料でとても優れた校正ツールもあります。
例えば、有料の校正支援ツール「文賢」は、文末表現が偏っていないか、一文が長くなっていないかまで確認してくれます。
更なるステップアップに活用してみてはいかがでしょうか。
文賢

 

言葉に対する感度を上げる

言葉の使い方に対しての意識を上げる習慣をつけてみましょう。
普段何気なく読んでいる記事やSNSはすべて言葉を使われています。

なぜこの人の記事はわかりやすいのか。
言葉の参考になる場所はどこにでもあるのですよね。

 

言葉について解説を読む

毎日新聞校閲センターが運営する「毎日ことば」というサイトがオススメです。
毎日ことば

正しい表現や漢字の使用方法など、細やかな点を取り上げて解説しています。 豆知識として眺めるだけでも楽しいですよ。
私ヤマ編集長も、ここでよく学習させていただいています。

 

まとめ

文章でしっかりとした信頼を得るためには、校正作業が大切というお話をいたしました。

書きながら校閲ツールを使い、書き終えた後も校正支援ツールでチェック。
人力でも読み返して修正をする。

なかなか面倒な作業に思えますが、人の目にさらされ、公の場に出る文章はきちんとしておきたいですよね。

そして、雑な文は一気に信頼を下げてしまいますから手を抜けません。

校正作業に慣れてくると、文章力も自然と向上していきます。
ぜひ楽しみながら文章の作成と校正をしてみてください。

「書く」ことがさまざまな場面において増えている方がいらっしゃると思います。

リモートワークに移行した方は、かつては口頭で伝えていたことをテキスト化する場面も増えていることでしょう。
伝わると嬉しいものです。
伝えるための準備として校正も含まれているのだと考えても良いかもしれません。

「書いて伝える」が楽しい手段になることを願っています。


          この記事を書いた人        
ヤマ編集長
株式会社Cyber Cats ブログ編集長。2007年よりWebサイト制作業界に入り、制作から広告、オウンドメディアを 通じたマーケティングを手掛けてきました。 ブログの可能性に目覚め、「いかにわかりやすく伝えるか」切磋琢磨する日々です。観葉植物とファンタジー小説好き。
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