仕事でもプライベートでも、何かしら「テキストで伝える」ことが増えた今、文章力はとても大事なことです。
どんなに優れたアイデアや情報でも、伝わらなければ意味がありません。
また、伝えたいことが伝わらないと、苦労する場面が多いと思います。
- 誤解されてしまう
- 何度も訂正しなければならない
- チャンスを逃す
- トラブルの元になる
「AIがあるから、AIに文章を作成してもらえばいいよね」
確かに、2024年現在は優れた生成AIによって文章作成は楽になりました。
しかし、作文をAIにお願いする場合であっても、AIにわかるように文章で伝えるという手間はまだ残っていますよね。
特にビジネスや教育の場面では、わかりやすい文章が欠かせません。
そこで今回は、わかりやすい文章を書くための2つのポイントについて詳しく解説します。
1.わかりやすい文章を書くポイント1：簡潔で明瞭な表現を心がけよう
1-1.難しい言葉を避ける
できるだけ日常で使う言葉で表現しましょう。
カタカナ英語や専門用語は必要最小限にとどめます。
漢字が長く続く単語も、できるだけ避けるようにします。
専門用語や難解な表現は、読者の理解を妨げる原因となるからです。
例えば、「インタラクティブなプラットフォームを活用してコミュニケーションを促進する」と書くよりも、「みんなで使える仕組みを使って、話し合いを増やす」と言い換えたほうがわかりやすくなります。
1-2.一文を短くする
一文は40～60文字までにおさめるように心がけましょう。
一つの文に意味を一つ入れ、あとは句点「。」で締めてしまいます。
一つの文が長すぎると、読み手は途中で意味を見失ってしまいます。
特に主語と述語が遠く離れると、文章の構造が複雑になります。
以下の例を見てみましょう。
悪い例：
私たちが昨日会議で決定した新しいプロジェクトの進行計画について、今後の市場動向を踏まえて再検討する必要があると考えています。
良い例：
昨日の会議で決定した新しいプロジェクトの進行計画を、再検討する必要があります。
今後の市場動向を踏まえるためです。
このように文を分割し、一文一義を心がけると、読みやすさが向上します。
「～ので、」という言葉はどこまでも文をつなげられる便利さがありますが、多用してはいけません。
1-3.冗長な表現を省く
シンプルな表現を心がけ、無駄な言葉は削っていきます。
冗長な表現は文章を長くし、わかりにくい文にしてしまいます。
「～であることができる」は「～できる」、「～ということになる」は「～となる」と簡潔に表現できます。
同じ意味ですから、削っても問題ありません。
また、「今現在」「事前に予め」といった重複表現も避けましょう。
無駄な言葉を省くことで、伝えたい内容がより明確になります。
2.わかりやすい文章を書くポイント2：論理的な構成と流れを意識する
2–1.段落ごとに見出しを付ける
文章を段落で区切り、各段落に一つの見出しを付けると情報が整理されます。
例えば、製品紹介の記事であれば、「特徴」「利点」「使用方法」といったテーマごとに段落を分け見出し付けをします。
読者は、見出しを見て自分が知りたい情報を容易に見つけることができます。
見出しを読めば「どんな情報が書かれているのか」推測できるようにしましょう。
2-2.接続詞で論理のつながりを明示する
文と文をつなげる言葉が接続詞です。
「しかし」「一方で」「そのため」「つまり」などの接続詞を適切に使い、文章の論理的な流れを明確にしましょう。
接続詞を使うことで、文と文の関係性がはっきりし、読み手は内容をより理解しやすくなります。
悪い例：
「新しいレストランがオープンした。料理は美味しい。場所はわかりにくい。」
良い例：
「新しいレストランがオープンしました。料理は美味しいですが、場所はわかりにくいです。」
接続詞「ですが」を使うことで、良い点と悪い点を対比的に示すことができます。
2-3.箇条書きを活用する
長い文章や複雑な情報を扱う場合、箇条書きを使って視覚的に整理すると効果的です。
例文：
この商品は、最新の技術を搭載した高性能で直感的な操作が可能な使いやすさを持ち、さらに24時間のカスタマーサポートを提供する充実したサポート体制がメリットです。
箇条書きにした例：
この商品のメリット
- 高性能：最新の技術を搭載しています。
- 使いやすさ：直感的な操作が可能です。
- サポート体制：24時間のカスタマーサポートを提供。
このように箇条書きを使うと、重要なポイントが一目でわかります。
3.少しの工夫で文章はグンとわかりやすくなる
ご紹介したポイントは、少しずつ改善できるものばかりです。
文章は、一度書いてから修正しやすいため、見直しながら改良していきましょう。
ブログ記事などのオウンドメディアは、リライトができますから、書き直しながら洗練させていくこともできます。
いつも二つや三つの意味を入れた長い一文にしてしまうなら、書いた後に区切っていけば良いのです。
意味のまとまりごとに段落を作り、後から見出しを作成しても良いでしょう。
後から整える作業をするだけでも、文章のわかりやすさは各段に向上します。
4.まとめ
わかりやすい文章を書くためには、「簡潔で明瞭な表現」と「論理的な構成」が効果的です。
難しい言葉を避け、一文を短くし、冗長な表現を省くことで、文章は格段に読みやすくなります。
また、段落や見出し、接続詞を活用して論理の流れを明確にすることで、読者は内容をスムーズに理解できます。
これらのポイントを意識して、伝わる文章を作ってみましょう。
最初から優れた文章が書ける人はほとんどいません。
コツコツ直しながら文章力をアップさせていきましょう。
