仕事でも個人でも、目標を達成するためにPDCAを行うことの重要性は多くの方が理解していると思います。
しかし、
- 具体的な計画の立て方が分からない。
- 改善がうまくできず、何度も同じミスをしてしまう。
- 計画倒れに終わることが多く、いつも目標を達成できない。
PDCAについての知識あるものの、実際の活動に活かしきれていないという現状があります。
そこで今回は、『PDCAの正しいやり方とは！？PDCAサイクルを上手く回すための5つのチェックポイント』について紹介していきます。
もちろん、ご紹介しているコンテンツマーケティングの取り組みにも有効です。
今回紹介するポイントを押さえてPDCAを使いこなせるようになれば、競争相手や周りのビジネスマンより優位な位置に立つことができるようになります。
トヨタ自動車、ヤフー、リクルートなど大手企業もPDCAを自社の活動に取り入れて大きな成果を挙げています。
取り入れやす内容を中心に紹介していくので、明日からの活動にぜひ取り入れてみて下さい。
1.PDCAとは！？PDCAサイクルとは！？
PDCAとは、PLAN(計画)DO(実行)CHECK(評価)ACTION(改善)のそれぞれの頭文字をとったものです。
PDCAを行うとは、「P」計画を立てて、「D」目標に取り組み、「C」評価をし、「A」挙がってきた課題を改善するというマネジメントのために使われる手法です。
PDCAサイクルとは、ACTION(改善)のあと、PLAN(計画)に戻って、再びP→D→C→Aが繰り返されることから、サイクルという言葉が使われています。
では、「PDCA」各段階のポイントを紹介していきます。
1-1. PLAN（計画）のポイント
PLAN(計画)は、5W1Hに沿って考えていきます。
まず、目的(WHY：どうしてこの活動を行うのか)を決めます。
注意したいことは、目的を会社などの都合だけで決めないことです。
上から言われたからやるといったことでは、仕事に向かうモチベーションは高まらず、生産性は上がりにくいものです。
自分一人だけで目的を決めるのでなく、メンバー全員で、アイデアを出し合い、みんなが納得できるものを決めるようにしましょう。
みんなのモチベーションを高めることができる目的を設定できるかが、目標を達成できるかのポイントになってきます。
あなたがリーダーなら、リーダーとして腕の見せ所にもなってきます。
次は、目標(WHAT：何を達成するのか)の設定です。
「売上目標・獲得案件数・予算設定」といった具体的な数字を設定した目標を決めます。
最後に、目標達成に必要なことを洗い出して、計画を立てます。
5W1Hの残りの「WHEN(いつまでに)、WHERE(どこで)、WHO(誰が)、HOW(どのようにして)」を計画に入れ込むことで、詳細な計画になります。
計画を立てるときには、達成状況が分かるように数値化するようにしましょう。
1-2. DO(実行)のポイント
DO(実行)は、PLANで立てた計画を実行に移していきます。
次のCHECK(評価)できちんと効果を判定できるように、営業にかけた時間や訪問回数などの色んな行動も数値化して管理しておきましょう。
1-3. CHECK(評価)のポイント
CHECK(評価)では、計画に沿って実行されたかどうかを評価します。
評価後は、主に上手くいった点や失敗した点について分析していきます。
評価は目標達成に与える影響の大きいものから優先的に見ていくようにしましょう。
1-4. ACTION(改善)のポイント
ACTION(改善)では、挙がってきた課題の対策を考え、次のPLANにつなげるために改善策を考えます。
今までのビジネスの段階を一段上のレベルに持っていくためには、このACTION段階での改善が最も大切なことです。
ただ改善策を考えるだけでなく、次のPLANにつながる改善策を考えるようにしましょう。
2.PDCAサイクルを上手く回すための5つのチェックポイント
PDCAの各段階でどんなことを行うかを理解しただけでは、PDCAを上手く回すためには十分ではありません。
では、PDCAサイクルを上手く回すための5つのチェックポイントを紹介していきます。
チェックポイント1. 計画を立てる前に現状をしっかりと分析したか
計画を立てるときに、現状をしっかりと分析することは非常に大切です。
新規事業でなければ、何かしらのデータがあるはずです。
まずは、そのデータを参考にして現状を分析し、計画を立てるようにしましょう。
データに基づいて計画を立てることで、計画に客観性が生まれます。
何もない状態から目標に取り組み、試行錯誤することで目標に近づくこともあります。
しかし、十分な予算が組めなかったり、期間が短かったりして、すぐに結果を求められることもあるでしょう。
できるだけ最短ルートを通り、目標を達成するためには、現状を分析した上で計画を立てるようにしましょう。
チェックポイント2. PLAN(計画)で「目標・行うこと・評価項目」を明確に決めているか
PDCAサイクルで最も重要なのは、ACTION(改善)です。
前回のビジネスの反省を活かした改善を行うことで、ビジネス・スキルが上がり、質の高い仕事になっていきます。
的確な改善を行うためには、PLAN(計画)の段階で、「目標・行うこと・評価項目」を明確に決めている必要があります。
例えば、以下のように「目標・行うこと・評価項目」を決めたとします。
- 目標「週間の売り上げ100万円」
- 行うこと「1日平均 10件の企業訪問・名刺の20枚獲得」
- 評価項目「やるべきことの達成度を測る」
その結果、「週間売り上げ50万円」「1日平均 12件の企業訪問・名刺24枚の獲得」「達成度120％」となったとします。
達成度が120％であったので、目標や行うことに問題があったことが分かります。
すると、次の計画では、目標や行うことが改善され、より目標達成につながる取り組みができるようになります。
PLAN(計画)の段階では、「目標・行うこと・評価項目」を明確に決めるようにしましょう。
チェックポイント3. 目標への進捗管理はできているか
目標を達成するためには、計画と実績のズレを減らすことが必要です。
現在行っている活動の進捗が把握できなかったら目標は達成することはできません。
目標に対しての進捗管理を行うようにしましょう。
進捗管理が上手くいっている会社は、普段の報告・連絡・相談のルールをしっかりと決めています。
例えば、
- 毎週木曜午後3時から会議室で30分のミーティング(頻度・タイミング)
- 緊急時はLINEを使用し、それ以外はメールでの報告(方法)
- 取引先とのトラブル(内容)
しっかりとルールを決めて、報告・連絡・相談を行うことで進捗管理をするようにしましょう。
チェックポイント4. 目標達成までのプロセスを詳細に決めているか
DO(実行)で行うことを明確にして、目標達成までのプロセスを詳細に決めるようにしましょう。
その際、行動指標と結果指標とを組み合わせて目標達成までのプロセスを考えるようにしましょう。
行動指標とは、「企業に訪問する回数は、1日10件」や「アポイントを取るために電話を50件かける」など自分でコントロールできるものです。
結果指標とは、「新規顧客数」や「1ヶ月の売り上げ100万円」といったようにコントロールできないものです。
目標までの進捗状況が悪いときに、行動指標に修正を加えることで状況が改善に向かいます。
目標達成までのプロセスを詳細に決めるためにも行動指標と結果指標とを区別できるようになっておきましょう。
チェックポイント5. 何回もPDCAサイクルを回しているか
一度PDCAサイクルを回すだけで上手くいくことはなかなかありません。
エジソンは、成功するまで何万回もチャレンジを続けています。
何回もPDCAサイクルを回すことで、自社のビジネス上の課題が必ず分かってきます。
一回限りで投げ出すのでなく、何回も取り組んでいきましょう。
まとめ
今回紹介したPDCAサイクルのポイントを押さえるだけで、PDCAの精度は必ず高まります。
コンテンツマーケティングに取り組むうえでも、PDCAサイクルを回しながら取り組めば効果を上げやすくなります。
仮説と検証を立てて、よりビジネスを高めるためのPDCAサイクルができるよう取り組んでみてください。
