ホームページのドメインを取得する時、どのメールアドレスで登録するのがベストか知っていますか？
ホームページ情報をどのように管理をするか、仕組みづくりをしていますか？
ホームページのドメインやサーバーは、誰が管理しているか把握していますか？
「なんとなく、あの人が知っているはず…」
もし曖昧な管理をしているなら、黄色信号です。
更新ができずにホームページの表示がされなくなってしまうなど、危険が出てきます。
今回は、ホームページを準備する際に決めておくべき管理についてと、用意しておきたいメールアドレスなどの情報について解説します。
どのような情報を管理して、何が必要なのか知っておけば、ルール作りは簡単にできるはずです。
ルール作り自体は簡単。
決めておくだけで、安心度が大きく向上します。
これからホームページを作成する方は、ぜひ今のうちにさっとルールを作ってしまいましょう。
安定した運営とトラブル防止のために、ぜひご参考になさってください。
1.ホームページ関連の情報管理は先にルール作りをすると楽です
「ホームページに関連する情報の管理は、会社で取り組もう」
この意識を大切にしてルール作りをしてほしい。というのが今回の記事でもっとも伝えたいことです。
どういうことでしょうか？
ホームページは会社の資産だからです。
無くすと痛手を負います。
セキュリティ管理が行き届いていないことで、信用を下げてしまいかねません。
情報の管理は会社でやりましょう。
このように書くとシンプルなのですが、意外と実現していません。
担当者個人に任せきりにして、その担当者が辞めた途端にホームページの管理ができなくなる悲劇を何度も目にしてきました。
今では信頼を左右する存在となっているホームページですので、情報を大切に管理していきたいですね。
1-1.ホームページ関連の情報とは？
会社で管理するホームページ関連の情報には、以下のようなものがあります。
- ドメインやサーバーを取得、契約する際に登録するメールアドレス
- ドメインのユーザーID、パスワード
- サーバーのユーザーID、パスワード
- SNSで登録するメールアドレス、電話番号
- Googleのサービスを利用するためのGmailアカウント
- 登録したSNSアカウントのユーザーID、パスワード
1-2.ホームページ関連の情報管理のルールを作る例
会社でどのように管理するか、仕組みづくりをするときに参考になる「決めておくこと」「用意すること」を挙げてみました。
- 管理する責任者（チームでも良い）を決める
- 登録に使うためのメールアドレス、電話番号を用意する
- 個人のメールアドレスを使用してはいけないと決める
- 2つ以上のバックアップを取っておく
- 情報を保管する場所を決める
- ドメイン・サーバー契約の更新時期をスケジュールに登録しておく
- 引継ぎができるようにまとめておく
誰が管理して、どのように保管するかを明確にしましょう。
「誰がホームページの情報を知っているかわからない」
「どのメールアドレスをどこに登録しているのかわからない」
「どこに情報が保管されているのかわからない」
このようなトラブルを防ぐことができます。
ホームページ関連の情報は、日常的には使うものではありません。
だからこそ「必要な時」に情報を取り出せるようにしておく、管理の仕組みづくりが重要です。
2.絶対にやってはいけない「担当者個人のメールアドレスで登録管理」
ホームページ準備をするとき、契約や登録に個人のメールアドレスや電話番号で登録してはいけません。
もし、今の時点で個人のメールアドレスを使用しているなら、会社の管理用メールアドレスを用意して変更することをオススメします。
ホームページ管理でよくある失敗に、ちょっとネットに詳しい社内の人に全部を丸投げしてしまうことがあります。
ルール化していないばかりに「個人のメールアドレス」で登録してしまうことがあります。結果、その個人に管理を依存してしまう構造ができるのです。
「担当者の個人メールアドレスで登録していたら、担当者が辞めて情報がわからなくなってしまった…」
「社長や専務の個人メールアドレスで登録したはずが、どのメールアドレスで登録したのか忘れてしまってログインできない…」
上記のようなトラブルは頻繁にあります。
- 担当者個人のメールアドレスや電話番号で登録しない
- 専務や社長個人のメールアドレスや電話番号で登録しない
をルールにしてしまいましょう。
2-1.ドメイン・サーバーの管理は制作会社に依頼すれば安心の嘘
「ドメインやサーバーのことはよくわからないから、制作会社に管理を依頼したい」
実は、こちらも安全なわけではありません。むしろトラブルの種になるケースもあります。
- ドメイン・サーバー情報の登録情報が制作会社のものになっていて、引き渡しは有料に
- なってしまう
- ドメイン・サーバー管理を引き渡すならホームページを削除すると言われてしまう
- ドメイン・サーバーの情報を必要な時に教えてくれない
- ドメイン・サーバーを引き渡してもらう時にサポートしてくれない
- 制作会社がなくなってしまい、連絡が取れなくなってしまう
年に何度か、上記のようなトラブルでご相談いただきます。
安全に管理と取引をしてくれる会社だと判断できれば依頼は問題ありません。
必ず事前に確認されることをオススメします。
最悪の場合、せっかく築いてきたホームページドメインを手放し、ゼロから作り直すことになってしまいます。
3.ホームページ運営のために作っておきたいメールアドレス
ここまで見てくると、ホームページ運営に欠かせないのが「メールアドレス」です。
安全に運営するためにも1つのメールアドレスですべてを運営するのは危険です。
登録先の目的に応じていくつか用意しておきましょう。
ポイントは以下の通り。
- 契約サービスの会社を変えると使えなくなるメールアドレスは避ける
- 管理を引き継ぎやすいサービスを選ぶ
- 安全性が高いサービスを選ぶ
たかがメールアドレスと思われるかもしれませんが、会社で何年も使い続けることを想定すると、何でも良いとは思えません。
使い続けやすいメールアドレスを用意しておくと、本当に管理が楽になりますよ。
準備しておくと良いと思われる管理用メールアドレスを紹介していきます。
3-1.ホームページ管理用Gmailアカウント
会社でホームページを管理するためのGmailアカウントは、ぜひ作成しておきましょう。
主に、以下の登録管理に使用するのが目的です。
- ドメイン・サーバーの取得、契約
- Googleサーチコンソール、Googleビジネスプロフィールに登録
この他にもアクセス解析など、Googleはいろいろなホームページ管理ツールを提供しています。
Yahooメールでも構いません。ただ上記のようにGoogleのサービスを利用することが増えているため、Gmailを会社用に作成しておくメリットがあります。
「ドメイン・サーバーの取得や契約はプロバイダのメールアドレスではダメ？」
というご意見もあるかと思います。
プロバイダーのメールアドレスは、契約先を変えると使い続けるのが難しくなります。
Gmailアカウントを主軸にすると、プロバイダを変更しても影響はありません。
3-2.お問い合わせ対応用ホームページドメインのメールアドレス
ホームページのメールフォームやお客様とやり取りをする公式メールアドレスを指します。
こちらは取得したドメイン（ホームページアドレス）のメールアドレスを使うのがオススメです。
例：〇〇@〇△□〇◇.com
ドメイン・サーバーの取得後に作成し、設定できますのでぜひ活用しましょう。
3-3.SNSアカウント運営用メールアドレス
会社でSNSアカウントを作って発信するなら、SNS運営用にもGmailを作成しましょう。
ホームページ管理用のGmailでも良いのでは？
と考えるかもしれませんが、安全な運用を考えると別々に運用するのがおススメです。
そして、できれば会社のSNSアカウント運営用にスマートフォンを用意すると良いでしょう。
SNSに登録する電話番号も、できるだけ個人の番号を利用するのは避けたいからです。
4.バックアップはいくつか取っておいて、いざという時に備える
保管する場所を決めるルール作りを推奨しますが、バックアップは複数、別々の場所で保管するようにしましょう。
例えば、1つのパソコンだけに保管しておくと、そのパソコンに何か異常事態が起きてしまうと、データも消えてしまいます。
「会社の資産は大切に守ろう」の意識で備えをしておくことが大切です。
5.ドメイン・サーバーの契約更新は忘れない仕組みづくりをしよう
ドメイン・サーバーの管理はできるだけ会社で行うことを推奨していますが、注意したいのが契約更新です。
更新期限が切れてしまうと、ホームページは消えてしまいます。
せっかく培ってきたホームページの実績が無くなるのは非常に残念なことです。
自動更新にしたり、スケジュールに登録したりと、忘れないように設定しましょう。
更新時期が近付くと、ドメイン・サーバー各サービスからメールで通知が届きます。
ドメイン・サーバーの管理画面で「キャンペーンなどのお知らせは受け取らない」設定もできます。
重要なメールだけを受け取る設定にするのもオススメです。
6.まとめ
ホームページに関する情報管理と聞くと、難しいことのように思われるかもしれません。
しかし、必要なことと決めておくことを知っておけば、ルール作りも管理も意外と楽にできるものです。
一番危険なのは「わからないから誰かに丸投げ」してしまうこと。
管理が雑になり、ホームページが消えてしまったり、情報が漏洩してしまったりするトラブルが発生すると、会社の信用も下がってしまいます。
だからこそ、ホームページは会社の資産として大切にしましょう。
